Hoe creëer je de juiste impact op een evenement?

Het begint altijd met een gedachte, een idee wat we willen bereiken, en niet met de stand of de tent op zich. Het gaat erom dat we duidelijk hebben wat we daar willen neerzetten, wat we daar gaan dóen, tijdens en rond het event.

Wij willen dat het een beleving is om het evenement te bezoeken. Dat vraagt om veel creativiteit van de bouwers. We werken daarom met topontwerpers, die het liefst aan inspirerende klussen werken en anders naar ruimtes kijken.


Bij sport is dat een uitdaging, want - laten we eerlijk zijn - waar kan je sport beter beleven dan thuis voor de buis, met een lekker koud biertje op de bank? Daarom moet je ervoor zorgen dat je altijd wat extras te bieden hebt, zodat de mensen erop afkomen, het toernooi indruk maakt en er een herinnering achterblijft waar bezoekers nog lang over napraten. Het moet ook een evenement zijn waar alle tickets worden verkocht, waar de organisatoren goede relaties kunnen opbouwen met alle standhouders, waar de sponsoren zich aan het event verbonden voelen en waar veel merchandise-producten worden verkocht. Dat is waar we voor gaan!


Om die doelstellingen te bereiken, pakken we elk evenement in nauw contact met de klant op. Als we eenmaal precies weten welke impact we willen genereren, dan nemen we daarna het evenement tot in de kleinste details door, zodat we goed voorbereid zijn en niet voor verrassingen komen te staan. Nou ... om precies te wezen, je moet altijd rekening blijven houden met verrassingen, maar door alles goed door te nemen en dankzij continue en open communicatie, is ons incasseringsvermogen groter. Ik durf wel te stellen dat we uitblinken in die dienstverlening. We zijn de problemen voor, schakelen snel tussen klant en leveranciers als er toch iets voorvalt en gaan altijd probleemoplossend te werk. Daardoor kunnen we leveren wat we beloven en binnen de afgesproken tijd.

Hoe lang duurt de opbouw doorgaans?

Voor een evenement van zo’n 600 a 700m², hebben we zo’n drie à vier dagen tijd nodig. Voor een groot golftoernooi zijn we meestal een maand van te voren al bezig met opbouwen. Je hebt het dan over zo’n 40 à 45 trucks met gesorteerde en gematchte onderdelen.

De bouw is dan soms nog een hele opgave. Je kunt het vergelijken met stukjes lego die arriveren op de plaats van het evenement. Die moeten dan door de bouwers in elkaar worden gezet. En het moet natuurlijk wel secuur gebeuren en veilig zijn!

Daarnaast speelt nog de gedetailleerde aankleding van de ruimte en vaak ook de juiste kleding van de medewerkers en hun training, want ze moeten tijdens het evenement de ins- and outs van de ruimte kennen om optimaal te presteren.

Hoe gaan jullie om met het thema veiligheid?

Veiligheid speelt natuurlijk een belangrijke rol in onze branche. Het is een kwestie van de medewerkers goed trainen, werken met gekwalificeerde mensen en vooraf door alles heen lopen. Als er dan toch iets onverwachts gebeurt, dan is de communicatie heel belangrijk.

Een evenement is al gepland, dus ‘the show must go on’. Als dan onverhoopt blijkt dat er bijvoorbeeld tóch een onderdeel ontbreekt, moet je naar oplossingen gaan zoeken. We verbloemen dan niets, maar zoeken het contact met ontwerpers, leveranciers en klant om naar veilige oplossingen te zoeken.”


“Op zulke momenten komt weer de creativiteit van de bouwers om de hoek kijken. Die inspiratie is één van onze sterkste punten. Daardoor blijven onze klanten terugkomen en dat geeft veel voldoening.

Uiteindelijk zijn die relaties het belangrijkste. Het onderhouden ervan is één van mijn belangrijkste werkzaamheden. Voor ons is de relatie ook veel belangrijker dan bijvoorbeeld de website. Wat we wel wat meer in gaan zetten is Instagram, want daar kan je snel en gemakkelijk laten zien wat de impact is van het werk.”